Kỹ năng Hướng dẫn và phản hồi công việc là gì?

Khi bước vào môi trường công việc, sinh viên mới ra trường thường rơi vào tình trạng tâm lý hoang mang và thường đặt ra nhiều tình huống khác nhau cho những ngày đi làm đầu tiên. Thêm nữa, trong trường hợp bạn quyết tâm khởi nghiệp thì những kỹ năng cần thiết và cơ bản để thành công trở nên rất quan trọng. Hẳn nhiên, không phải mọi thứ đều như những gì các bạn mong muốn vì có nhiều thứ xảy ra ngoài tầm kiểm soát của các bạn. Bộ môn Kỹ năng mềm UEH đã tiến hành biên soạn và triển khai đào tạo nội dung “Kỹ năng hướng dẫn và phản hồi công việc” nhằm giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Hướng dẫn công việc là gì?

Trong môi trường công việc và kinh doanh, kỹ năng hướng dẫn công việc trong tiếng Anh được gọi là “coaching”. Nghĩa của từ coaching xuất phát từ “coach”, một loại phương  tiện giao thông đưa nhân viên đến nơi họ muốn đến. Trong hoạt động kinh doanh, điều này có nghĩa là giúp nhân viên đạt những gì họ muốn hướng đến. Có thể hiểu kỹ thuật Hướng dẫn công việc đó là sự thúc đẩy học hỏi, tăng năng lực làm việc, sự phát triển và khả năng thay đổi của cá nhân. Việc hướng dẫn sẽ làm tăng khả năng nhận thức và tính trách nhiệm của người được huấn luyện. Từ đó, nhà quản lý sẽ có thể đạt kết quả tốt hơn thông qua khả năng lĩnh hội tốt của nhân viên.

Thông thường, các đối tượng cần được hướng dẫn công việc là những nhân viên mới, nhân viên tiếm năng cho vị trí mới, nhân viên tiềm năng, nhân viên cần cải thiện năng lực, nhân viên cần giải quyết vấn đề khó khăn v.v… Các nhà quản lý thường thực hiện việc hướng dẫn công việc thông qua: Việc đánh giá năng lực công việc; Những buổi thảo luận năng lực với nhân viên; Kết quả làm việc hàng tháng; Thông qua những phản hồi của đồng nghiệp, cấp dưới và khách hàng;        Kế hoạch phát triển nhân viên vào vị trí mới.

Song song, các kỹ thuật cơ bản mà các nhà quản lý thường sử dụng trong kỹ năng hướng dẫn công việc, như sau: Đưa ra mục tiêu/mô tả cụ thể ban đầu; Sử dụng hiệu quả cả phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ; Khuyến khích người nghe đặt câu hỏi; Khuyến khích trao đổi thông tin hai chiều; Yêu cầu lặp lại và kiểm tra mức độ thực hiện; Hoàn thiện và đúc kết trong từng giai đoạn; Đối chiếu kết quả với mục tiêu ban đầu.

Phản hồi công việc

Thời gian đầu làm việc, bạn cần hiểu được tiêu chuẩn của công việc dự kiến tại một địa điểm làm việc. Trong môi trường công việc, luồng thông tin đi theo các hướng:

  • Từ trên xuống: nghĩa là từ cấp cao hơn xuống thuộc cấp, được ủy quyền. Mục đích là dùng để hướng dẫn, ra mệnh lệnh, thông báo, phản hồi kết quả, ra quyết định, nhận xét công việc…
  • Ngang hàng: nghĩa là ngang cấp bậc, chức vụ, đồng nghiệp, bộ phận phối hợp cùng nhau/có liên đới, trách nhiệm với nhau. Mục đích dùng để chia sẻ thông tin, phối hợp giải quyết/thực hiện, hỗ trợ, liên kết, hưởng lợi…
  • Từ thấp lên: thông tin sẽ đi từ cấp dưới, nhân viên, thuộc cấp, vai trò, trọng trách yếu hơn. Mục đích dùng để: báo cáo, xin ý kiến, trình duyệt, tìm sự hỗ trợ, hướng dẫn, ra quyết định, xin cung cấp thông tin…
  • Ngoài ra, còn có kênh Không chính thức (vượt cấp, tình huống khẩn, vắng mặt cấp trên…), hoặc Đa kênh (bên ngoài, đối tác, khách hàng, đối thủ…) cần thu thập từ nhiều nguồn khác nhau và tăng độ linh hoạt.

Như vậy, có thể hiểu kỹ thuật Phản hồi công việc là việc chia sẻ nhận thức của mọi người về hành vi, năng lực, tình trạng công việc. Đồng thời, đó là sự chia sẻ tình trạng của người khác dựa trên những quan sát khách quan và sự phân tích nhằm tăng cường, hỗ trợ, hướng dẫn lại cách thức thực hiện công việc cho người khác. Sở dĩ, trong môi trường công việc, việc đưa phản hồi không hiệu quả bởi các nguyên nhân như người hướng dẫn chỉ dẫn quá ít hoặc quá nhiều trong một lúc, việc hướng dẫn chỉ có nói mà không minh họa, người hướng dẫn thiếu kiên nhẫn, không chuẩn bị kỹ, không khí căng thẳng và người hướng dẫn không được phản hồi.

Sẽ không ai đánh giá bạn không có năng lực hay lười biếng, mà đó chỉ đơn giản bạn là người thiếu năng động và chưa có sự chuẩn bị kỹ về kỹ năng Hướng dẫn và phản hồi công việc. Hãy chủ động đề nghị sự giúp đỡ khi cần thiết, nhất là khi bạn là nhận viên mới. Với các nội dung kỹ năng nêu trên hy vọng sẽ hỗ trợ bạn phần nào trong sự chủ động và tự tin. Luôn ghi nhớ, đừng tự cô lập mình trong môi trường làm việc mới cho dù mục đích chính của bạn vẫn là công việc.@

ThS. Hoàng Cửu Long

error